Ảnh: KSC.

Trước đây, nhiều người coi e-mail chứa quảng cáo của Yahoo là “thiếu trang trọng và không chuyên nghiệp”. Nhưng tình trạng liên tục phải nâng cấp hoặc chuyển server cho hệ thống thư nội bộ khiến các công ty chấp nhận công cụ chat và webmail nhằm làm việc hiệu quả hơn

Mircrosoft và Google đã giới thiệu dịch vụ e-mail phổ dụng của họ tới các doanh nghiệp. Trong khi đó IBM cũng quyết định tích hợp phần mềm tán gẫu AOL IM vào hệ thống nhắn tin trong công ty. Một số hãng, trong đó có nhà phát triển trò chơi video RedOctane, đã chuyển hẳn sang sử dụng webmail miễn phí.

Theo Matthew Brown, chuyên gia phân tích của hãng nghiên cứu Forrester (Mỹ), có nhiều lý do để chương trình“chat” len lỏi vào hoạt động của doanh nghiệp. Thứ nhất, nhân viên có thể không được phép sử dụng hệ thống thư của công ty khi rời văn phòng, vì vậy họ phải dùng địa chỉ e-mail cá nhân gửi/nhận tài liệu để có thể tiếp tục làm việc ngoài giờ. Hơn nữa, khi ở nhà, họ đã quen với các dịch vụ nhắn tin và cũng muốn làm điều đó tại văn phòng.

Nhìn chung, webmail và IM đã khẳng định ưu thế của chúng so với e-mail nội bộ nhờ khả năng hoạt động mềm dẻo và khả năng lưu trữ lớn (Gmail có dung lượng lên tới 2 GB, gấp 10 lần dịch vụ mail phổ thông trong doanh nghiệp).

Vấn đề lớn nhất của webmail miễn phí là bảo mật. Phần lớn các hãng cung cấp đều trang bị công cụ chống spam và virus, giúp webmail có vẻ ít thư rác hơn e-mail nội bộ. Tuy nhiên, việc dùng webmail khiến các công ty khó kiểm soát thông tin được gửi đến và gửi đi, do đó nguy rò rỉ bí mật kinh doanh có thể diễn ra bất cứ lúc nào.

Theo một thăm dò gần đây do hiệp hội quản lý AMA (American Management Association) của Mỹ thực hiện, 76% doanh nghiệp không cho phép dùng e-mail cá nhân trong giờ làm việc. 26% khẳng định sẽ sa thải nhân viên nếu phát hiện sử dụng webmail. Trong khi đó, 31% công ty cấm dịch vụ chat nhưng hơn nửa số nhân viên tham gia khảo sát tiết lộ họ vẫn bí mật tải các công cụ nhắn tin miến phí mà lãnh đạo không hay biết.

Tuy nhiên, Brown cho rằng chính sách “hà khắc” như thế không phải là giải pháp tốt. Các công ty nên chấp nhận sự tồn tại của các chương trình miễn phí nhưng có cách quản lý phù hợp, đồng thời nhắc nhở nhân viên về các nguy cơ liên quan đến webmail

Đó chưa hẳn là câu trả lời hoàn hảo nhưng nó sẽ giúp loại bớt nguy cơ lãng phí hàng trăm nghìn USD cho các phần mềm lọc và quét virus. Hoặc họ có thể dùng chương trình Office Live của Microsoft, dịch vụ cho phép sử dụng chính tên miền của khách hàng làm địa chỉ thay vì dùng đuôi hotmail.com.

T.N. (theo CNN)

(Theo VNExpress)